Rahmenvereinbarung Buchungstool

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Beschaffung eines zentralen Buchungstools, zusätzlicher Lizenzen, Dienstleistungen sowie Pflege und Supportleistungen. Über das Buchungstool muss es ermöglich sein, Räume, Arbeitsplätze und Fahrzeuge für die Auftraggeberin und ihre Kunden zu reservieren, sowie Catering und Gastausweise für die Besucher des Hauses zu buchen. 

Das Ziel des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung eines geeigneten Buchungstools das folgende Funktionen abdeckt: 

• Raumbuchungen, 

• Arbeitsplatzbuchungen, 

• Fahrzeugreservierungen, 

• Abfragen von Cateringbestellungen und Bereitstellen von Gastausweisen für Besucher. 

Über diese Ausschreibung müssen drei wesentliche Anforderungen erfüllt werden:

1. Bereitstellung der Software für Raumbuchungen, Arbeitsplatzbuchungen, Fahrzeugreservierungen, Abfragen von Cateringbestellungen und Gastausweisen für Besucher 

2. Pflegeleistungen und Support der Software

3. Dienstleistungen wie Schulungen sowie Unterstützung bei der Inbetriebnahme für administrativen und nutzenden Personen.

Der Abruf der Leistungen erfolgt bedarfsbezogen, ein konkreter Zeitraum kann nicht angegeben werden. Ein Anspruch auf die Abnahme der Dienstleistung besteht nicht. 

Das geschätzte Abnahmevolumen beträgt über die Laufzeit von vier Jahren 3.000.000,00 EUR netto; 3.570.000,00 EUR brutto. Eine Mindestabnahme wird nicht vereinbart. Für das geschätzte Abrufvolumen besteht keine Abnahmeverpflichtung. Die Abrufmenge kann sich daher verringern.

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst zwei Jahre (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zwei Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer 3 Monate vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit mit, ob die Option gezogen wird und sich der Vertrag somit für ein weiteres Jahr verlängert. Für die weiteren optionalen Verlängerungen gilt selbiges.

Das geschätzte Abnahmevolumen beträgt über die Laufzeit von vier Jahren (inkl. optionaler Vertragsverlängerung): 3.000.000,00 EUR netto, 3.570.000,00 EUR brutto (inkl. optionaler Leistungen). Ein rechtlicher Anspruch auf Abnahme des geschätzten Auftragsvolumen besteht nicht. Eine Mindestabnahme wird nicht vereinbart.

Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze von 3.000.000,00 EUR netto; 3.570.000,00 EUR brutto (inkl. optionaler Leistungen). 

Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem. § 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes.
Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten Beauftragungen.