BITBW Meet Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt ausschließlich im Rahmen der verordnungsrechtlichen und gesetzlichen Vorschriften.

I.    Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung ist gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (im Folgenden „BITBW“), Burgenlandstraße 33, 70469 Stuttgart, E-Mail: poststelle@bitbw.bwl.de, verantwortlich.

II.    Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@bitbw.bwl.de oder postalisch mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.

III.    Ihre Rechte

Bei der Nutzung von BITBW Meet verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, sodass Sie im Sinne der DS-GVO als betroffene Person gelten. Als betroffene Person stehen Ihnen verschiedene Rechte aus der DS-GVO zu:

• - Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO),
• - Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO),
• - Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO),
• - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO),
• - Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DS-GVO),
• - Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO),
• - Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO),

Da wir auf eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling verzichten, steht Ihnen kein Recht aus Artikel 22 DS-GVO zu.

Ihre Betroffenenrechte können Sie sowohl per E-Mail an datenschutz@bitbw.bwl.de oder postalisch (idealerweise mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“) geltend machen. Bei der Bearbeitung Ihrer Rechte kann es notwendig werden, dass wir Sie um einen Identitätsnachweis bitten.

Unbeschadet der vorstehenden Rechte und der Möglichkeit einer Geltendmachung eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen jederzeit die Möglichkeit offen, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für uns ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig. Die aktuellen Kontaktdaten finden Sie auf dessen Website.

IV.    Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen der Teilnahme Videokonferenzen.

BITBW Meet

Für die Durchführung von Telefon- und Videokonferenzen sowie zur BITBW-internen Kommunikation via Messengerdienst nutzen wir BITBW Meet on premise, angeboten durch die Firma Pexip AS.

BITBW Meet kann über einen Browser genutzt werden. Eine Installation einer Anwendung ist nicht erforderlich. Die Teilnahme per Telefon ist ebenfalls möglich. Das „Ob“ und „Wie“ der Teilnahme hieran steht Ihnen vollkommen frei.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bezieht sich neben dem Namen, Vornamen (optional), E-Mail-Adresse und Telefonnummer zwecks Nutzung von BITBW Meet auf serverseitige Diagnostik- und Report-Daten sowie auf Anrufprotokolle mit Informationen zu einzelnen Verbindungen zum Zwecke der Fehlersuche und Analyse der Netzwerkverbindung.

Bitte beachten Sie, wenn Sie sich mit Skype for Business in eine BITBW Meet-Konferenz einwählen, sind Vorname und Name gemäß Eintrag im Active Directory bereits vordefiniert. Die optionale Angabe des Namens ist somit nicht mehr möglich.

Die Datenverarbeitung wird für unsere Beschäftigten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO i.V.m. Artikel 88 DS-GVO i.V.m. § 15 LDSG BW und für unsere Kunden und sonstige externe Teilnehmenden durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO und / oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) und e) DS-GVO i.V.m. § 2 BITBWG und § 4 LDSG BW legitimiert.

Weitere Informationen, wie die Datenschutzerklärung von Pexip, finden Sie direkt auf der Website der Firma Pexip AS oder hier: Datenschutzerklärung | Pexip.

Eine Datenübermittlung in einen Drittstaat im Sinne der DS-GVO findet durch uns nicht statt.

Für Service und Support setzen wir den Auftragsverarbeiter MVC Mobile VideoCommunication GmbH. Mit MVC wurde ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Artikel 28 Absatz 3 DS-GVO abgeschlossen. Ihre personenbezogenen Daten werden somit nur auf eine Art und Weise verarbeitet, zu der wir den Auftragsverarbeiter explizit angewiesen haben.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten bis zur vollständigen Durchführung der Videokonferenz.

Diagnostik- und Reportdaten werden nach der Fehleranalyse gelöscht, spätestens jedoch nach 60 Tagen.

§ 1 Präambel

Die BITBW setzt für die Durchführung virtueller Besprechungen (z.B. Videokonferenzen) das Tool BITBW Meet ein.

Auch externe Partner*innen der BITBW sollen die Möglichkeit haben, mittels BITBW Meet mit Mitarbeitenden der BITBW zu kommunizieren und dabei die Funktionen von BITBW Meet zu nutzen (Audio-, Video-, Chatfunktion, Desktop präsentieren).

Die Nutzung von BITBW Meet ist für Sie als externe Partner*innen der BITBW freiwillig.
Bei Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit den folgenden Nutzungsbedingungen einverstanden. 
 

§ 2 Nutzungsbedingungen

1. Bitte behandeln Sie Ihre Anmeldedaten vertraulich, damit keine Dritten in Ihrem Namen oder unerkannt an der Sitzung teilnehmen.
2. Bitte achten Sie darauf, dass keine unerwünschten Kenntnisnahmen der an Ihren Endgeräten übertragenen Gesprächsinhalte oder angezeigten Daten/ Informationen durch Dritte erfolgen. (z.B. am Arbeitsplatz oder während des mobilen Arbeitens).
3. Gefährdungen der Informationssicherheit oder des Datenschutzes melden Sie bitte unverzüglich dem BITBW-Moderator oder den teilnehmenden Mitarbeitenden der BITBW.
4. Jeder Teilnehmer ist selbst für die preisgegebenen Daten/Inhalte verantwortlich.
5. Im Rahmen der Kommunikation beachten Sie geltende Gesetze, einschließlich die Rechte Dritter (z.B. Marken- oder Urheberrechte).
6. Eine Aufzeichnung von Gesprächen oder Inhalten findet unter den Gesprächsteilnehmern nicht statt.
7. Handlungen, welche die IT-Sicherheit der BITBW gefährden können, sind zu unterlassen.
8. Auf die Bedingungen von Pexip AS wird hier verwiesen, sie gelten bei der Nutzung von BITBW Meet:  Terms for Deliverables | Pexip

 
§ 3 Schlussbestimmungen

1. Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
2. Gerichtsstand ist der Sitz der BITBW, sofern der/die externe Partner*in Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
3. Sollte eine Regelung dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der hier vorliegenden, übrigen Bestimmungen nicht berührt. Das Gleiche gilt, wenn und soweit sich in diesen Regelungen eine Lücke herausstellen sollte. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung gelten, die, soweit rechtlich möglich, dem Sinn und Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung entspricht.

 

Stand: 05-2022